VCA: Vermittlung von Tausenden von Freiwilligen mit Byner & Jobrock
Vermittlung von über 2000 nationalen, regionalen und lokalen sozialen Organisationen mit 250.000 Freiwilligen. Das ist die Mission der Vrijwilligers Centrale Amsterdam (VCA).
Mission
Von verschiedenen Büros in der Stadt aus bringen sie Menschen mit ehrenamtlichen Aufgaben zusammen, die sie wirklich glücklich machen. Sie schaffen dies mit einem begrenzten Budget und einem kleinen Team begeisterter Mitarbeiter. In diesem Interview teilt Geschäftsführerin Henriette van der Meij mit, wie die Partnerschaft mit Jobrock/Byner VCA geholfen hat, diese Mission zu erfüllen.
Herausforderung
Die Online-Freiwilligenbörse von VCA spielt dabei eine zentrale Rolle. Sie ist der Ort, an dem Angebot und Nachfrage nach Talenten zusammenkommen. Organisationen können offene ehrenamtliche Stellen direkt von ihrem eigenen Portal auf der Website veröffentlichen und Freiwillige können sich direkt darauf bewerben.
VCA arbeitete in diesem Zusammenhang seit Jahren mit Jobrock zusammen und nutzte noch eine ältere Version ihrer Technologie. Als diese Version nicht mehr weitergeführt werden konnte, ergriff VCA die Gelegenheit für digitales Wachstum und Innovation und begann die Suche nach geeigneter Technologie.
Henriëtte van der Meij ist Geschäftsführerin bei VCA. Sie erklärt: „Das stellte sich als große Herausforderung heraus, weil wir großen Wert auf Qualität legen und unsere Organisationen und Freiwilligen optimal bedienen wollen. Wir suchten nach einer Integration unseres Systems mit einem CRM, und traditionelle Lösungen in unserer Branche boten das nicht.“
"Wir arbeiten jetzt mit innovativer Technologie, die auf bewährten Standards im kommerziellen Rekrutierungssektor basiert."
"VCA und die von ihnen betreuten Organisationen haben nun maximale Kontrolle und Einblicke in alle offenen Stellen und Freiwilligen."
Soziale Verantwortung
Henriëtte van der Meij: „Als gemeinnützige Organisation haben wir nicht die Budgets, die für die digitale Transformation in der Geschäftswelt üblich sind. Daher sind wir enorm dankbar, dass die Partnerschaft mit Byner, Jobrock und Talent Peaks bereit war, dieses Projekt aus ihrer Sicht der sozialen Verantwortung zu einem stark reduzierten Preis zu realisieren.“
Begleitung
Rob Boersma erklärt: „Wir haben VCA von Anfang an bei ihrer digitalen Transformation begleitet. Von der Entwurfsphase, in der wir über Ziele und Anforderungen nachgedacht haben, bis hin zur Implementierung einschließlich aller detaillierten Anwendungen, Arbeitsabläufe und Feinabstimmungen der Funktionalitäten.“
Henriëtte van der Meij: „Für uns ist es sehr wertvoll, mit einem Partner arbeiten zu können, der unser Geschäft versteht. Darüber hinaus hatten wir die einzigartige Gelegenheit, von Best Practices aus dem kommerziellen Staffing-Sektor zu lernen. Das war für uns sehr wertvoll.“
"Wir haben VCA von der Entwurfsphase – in der Ziele und Anforderungen definiert wurden – bis hin zur Implementierung einschließlich detaillierter Maßnahmen, Arbeitsabläufe und Feinabstimmung der Funktionalitäten begleitet."
Lösung
Die neue Freiwilligenbörse wurde auf der Salesforce-Plattform aufgebaut. Über ihr eigenes Community-Portal in Byner veröffentlichen die Organisationen ihre Stellenanzeigen direkt auf der Website. Sie erhalten dabei maximale Unterstützung durch die Workflows sowie praktische Vorlagen, Beispiele, Schulungen und Tipps & Tricks von VCA.
Diederik Verstraete, Berater bei Byner, ist stolz auf das Ergebnis: „VCA und die von ihnen betreuten Organisationen haben nun maximale Kontrolle und Einblicke in alle offenen Stellen und Freiwilligen, komplett mit allen relevanten Informationen und in welcher Phase des Prozesses sie sich befinden.“
Freiwillige (ATS)
Auf der Website werden Freiwillige dank einer mobilen und benutzerfreundlichen Oberfläche, einer leistungsstarken Suchfunktion und einer Vielzahl von Filtern leicht mit passenden Aufgaben vermittelt. Ein praktisches Bewerbungsformular auf der Website ermöglicht es Freiwilligen, direkt zu antworten, eine Initiativbewerbung einzureichen oder eine Gelegenheit per E-Mail oder in sozialen Medien in ihrem Netzwerk zu teilen.
Die Website ist direkt mit dem Byner ATS verbunden, sodass alle relevanten Daten zentral in Byner gespeichert und verarbeitet werden. Wenn eine Bewerbung eingeht, wird der Workflow gestartet und Benachrichtigungen werden versendet. Die Organisationen können die Freiwilligen direkt über Byner ansprechen, Interviews planen und alle Bewerbungen einfach und angemessen nachverfolgen. Der Workflow führt die Nutzer effektiv durch den gesamten Prozess, von der Veröffentlichung bis zur Einstellung.
