Geïnspireerd door best practices in de commerciële staffingbranche
“We zijn heel blij met het resultaat. We beschikken nu over innovatieve technologie (ATS systeem) die is gebaseerd op bewezen standaarden uit de commerciële sector.”
Uitdaging
From different offices in the city they match people with voluntary roles that really make them happy. They manage to achieve this with a limited budget and a small team of enthusiastic employees. In this interview, Managing Director Henriette van der Meij shares how the partnership with Jobrock/Byner helped VCA to achieve this mission.
Uitdaging
Een centrale rol in dit alles speelt de online vacaturebank van VCA. De plek waar vraag en aanbod van talent samenkomen. Waar organisaties zelf vanuit hun eigen portaal vacatures kunnen publiceren op de website en vrijwilligers direct kunnen reageren op klussen die bij hen passen.
VCA werkte in dit kader al jaren samen met Jobrock en maakte nog gebruik van een oudere versie van hun technologie. Toen dit oudere platform niet meer kon blijven bestaan, greep VCA de kans om te innoveren en te groeien op het digitale vlak en startten zij de zoektocht naar passende technologie.
Henriëtte van der Meij is directeur-bestuurder bij VCA. Zij vertelt: “Dat bleek een behoorlijke uitdaging, want we hechten zeer aan kwaliteit en we willen onze organisaties en vrijwilligers optimaal gebruiksgemak bieden. Daarnaast wilden we ook een CRM systeem dat gekoppeld was aan de vacaturebank. Traditionele oplossingen in onze branche boden dit niet.”
"We hebben VCA begeleid vanaf de design fase - het definiëren van doelen en vereisten - tot en met de implementatie, inclusief gedetailleerde acties, workflows en finetuning van functionaliteiten."
Hoge eisen aan matching
In het selectieproces voor een nieuw ATS systeem onderzocht VCA verschillende aanbieders, waaronder gevestigde partijen in de branche. Uiteindelijk viel de keuze op een partnership van Jobrock en Byner op het Salesforce platform. Rob Boersma, directeur van Recruitment marketing technologie Jobrock: “Dit is een logische keuze, want wereldwijd is Salesforce de onderliggende motor voor steeds meer commerciële recruitment organisaties, zoals Randstad, Adecco en House of HR. En Byner is een krachtige app die perfect aansluit op de vernieuwde Jobrock technologie.”
Henriëtte van der Meij: “Hiermee hebben we er bewust voor gekozen het anders te doen dan andere vrijwilligerscentrales. Onze lat ligt hoog als het gaat om functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid. Daarin willen we geen concessies doen. En we willen versnellen net als commerciële bemiddelaars dat doen. Daarom hebben wij gekozen voor dit ATS systeem met veel mogelijkheden voor zowel onze klanten als voor onszelf.”
Ze vervolgt: “We zijn blij met het resultaat. We beschikken nu over innovatieve technologie die is gebaseerd op bewezen standaarden uit de commerciële recruitmentsector. Tegelijkertijd voelt het als een oplossing die we helemaal naar onze eigen hand kunnen zetten.”
Maatschappelijke verantwoordelijkheid
Henriëtte van der Meij: “Als maatschappelijke organisatie beschikken wij niet over de budgetten die in het bedrijfsleven worden geïnvesteerd in een digitale transformatie. Wij zijn dan ook enorm dankbaar dat het partnership Byner, Jobrock en Talent Peaks bereid was om dit project vanuit hun visie op Social Responsibility te realiseren tegen een sterk gereduceerd, maatschappelijk tarief.”
Expert & Gids
Rob Boersma licht toe: “We hebben VCA vanaf de start begeleid in dit traject. Vanaf de design fase waarin we met elkaar hebben nagedacht over doelen en wensen tot en met de implementatie inclusief alle gedetailleerde toepassingen, workflows en finetuning van functionaliteiten het het ATS systeem“
Henriëtte van der Meij: “Het is voor ons heel waardevol dat we dit traject konden aangaan met een partner die snapt hoe onze business in elkaar zit. Bovendien kregen wij een unieke kans om te leren van best practices uit de commerciële sector. Daar hebben we ontzettend veel van geleerd.”
"VCA en de organisaties die zij bedienen hebben nu maximaal grip en inzicht in alle openstaande rollen en vrijwilligers, compleet met alle relevante details.”
De oplossing
De nieuwe vacaturebank werd gebouwd op het Salesforce platform. Vanuit hun eigen community portaal in Byner publiceren de organisaties zelf hun vacatures op de website. Hiervoor krijgen zij maximale ondersteuning vanuit de workflows en met handige formats, voorbeelden, training en tips & tricks vanuit VCA.
Diederik Verstraete, consultant bij Byner is trots op het resultaat: “VCA en de organisaties die zij bedienen hebben nu maximaal grip en inzicht in alle vacatures en vrijwilligers, compleet met alle relevante informatie en in welke fase van het proces deze zich bevinden.”
Vrijwilligers (ATS systeem)
Op de vacaturebank worden vrijwilligers eenvoudig gematcht met passende vacatures dankzij een gebruiksvriendelijke mobile friendly user interface, een krachtige zoekfunctie en een breed scala aan filters. Via een praktisch sollicitatieformulier op de site kunnen vrijwilligers direct reageren, een open sollicitatie doen of een rol in hun netwerk delen via mail of op social media.
De vacaturebank is rechtstreeks gekoppeld aan het Byner ATS systeem, zodat alle relevante data direct centraal in Byner wordt opgeslagen en verwerkt. Bij een sollicitatie wordt de workflow gestart, gaan notificaties uit en kunnen de organisaties direct via Byner de vrijwilligers benaderen, interviews plannen en zo eenvoudig alle sollicitaties correct opvolgen. In de workflow worden users begeleid in het complete proces van publicatie tot en met aanname.
Bemiddelaars (VCA)
Ook de VCA bemiddelaars hebben toegang tot het gehele systeem. Ze kunnen meekijken vanuit Byner naar wat er gebeurt tussen organisaties en vrijwilligers. Zij helpen vrijwilligers om passende vrijwilligersfuncties te vinden en matchen zelf ook proactief vrijwilligers met passende vacatures.
Diederik Verstraete voegt toe: “Dankzij de dashboards en rapportagefunctie in Byner hebben bemiddelaars real time inzicht in het aantal openstaande vacatures, de beschikbare vrijwilligers en het aantal gerealiseerde bemiddelingen. Hierdoor kunnen zij maximaal impact maken voor de aangesloten organisaties.”
Henriëtte van der Meij: “Op dit moment zijn we nog vooral bezig met het leren kennen van het systeem en al haar mogelijkheden. Op termijn gaan sollicitanten ook enige tijd na hun reactie op een vrijwilligersvacature een automation ontvangen. Zo kunnen wij checken of een organisatie adequaat heeft gereageerd op de reactie. Of dat wij zelf nog in actie moeten komen. Dit en meer mogelijkheden (ook het adverteren met vacatures van organisaties) willen we verder uitwerken.”
Organisaties (CRM)
Met het nieuwe platform worden alle acties en communicatie rondom organisaties, vacatures en vrijwilligers centraal geregistreerd en verwerkt.
Henriëtte van der Meij: “Voorheen hield iedere medewerker een eigen administratie bij, daardoor waren we veel tijd kwijt aan het bundelen ervan. We hadden geen totaalbeeld, geen historisch overzicht van deze belangrijke data. Nu alles wordt verzameld in één digitale omgeving bouwt VCA een rijke databank op en heeft iedere betrokkene direct inzicht in alle relevante informatie rondom organisatie en projecten.
We profiteren hierbij enorm van de workflows en automations die zijn ingebouwd. Hierdoor worden gebruikers stap voor stap door het proces geleid en nemen automations werk uit handen. Hierdoor is het werk minder foutgevoelig, efficiënter en leuker.”
Resultaten:
- Alles op één platform
- Meer grip en inzicht rondom vrijwilligers en organisaties
- Betere communicatie met alle betrokkenen
- Hogere efficiëntie en productiviteit
- Krachtige managementrapportages
Stappenplan
Met de digitale transformatie naar het Salesforce platform is de basis gelegd van waaruit VCA stap voor stap kan doorbouwen aan een betere dienstverlening. De nieuwe digitale omgeving biedt nu al veel voordelen zoals efficiëntere processen, real time rapportages, meer inzicht en een betere communicatie met de aangesloten organisaties.
Henriëtte van der Meij: “De transitie heeft ons nog iets extra’s gebracht. Tijdens het traject gingen we op een heel andere manier naar onszelf kijken. Hierdoor werden we ons extra bewust van onze toegevoegde waarde in de markt en het belang van onze rol als gids en partner op het gebied van vrijwilligerswerk.
Wij hebben zoveel kennis en ervaring in huis. Die willen we zo breed mogelijk toegankelijk maken voor het maatschappelijke veld. Niet alleen voor de non-profit sector, maar ook voor commerciële organisaties met maatschappelijke ambities. Dankzij onze nieuwe IT-omgeving kunnen we deze rol veel beter invullen en uitnutten.”
