Hoe kan je inzichten in Staffing het beste benutten?

Het runnen van een uitzendbureau is als het beoefenen van een elitesport. Je missie is om actief, relevant en een hoogwaardige dienstverlener te blijven voor zowel professionals als klanten.

Uiteindelijk houd je mensen niet gelukkig op de lange termijn, en blijf je de concurrentie en de voortdurend veranderende markt niet voor, door alleen momentane successen te vieren. Je bent niet alleen een topperformer die een uithoudingssport beoefent, maar je hebt je ogen gericht op het zijn en blijven van een koploper. En daarom zal simpelweg reageren op kansen of bedreigingen wanneer ze zich voordoen niet voldoende zijn voor jou.Weten waar en wanneer je voorspoed of tegenslag kunt verwachten, stelt je in staat om je koers proactief aan te passen richting de horizon. Dus hoe bereik je dit niveau van pro-activiteit dat je nodig hebt om je uithoudingsvermogenstest te doorstaan? Wat je nodig hebt, is een vooruitziende blik, een blik in de toekomst, om zo te zeggen.

Bekijk deze vijf betekenisvolle inzichten die ervoor zorgen dat je proactief, efficiënt en effectief blijft. Net als een sportman zie je die hindernissen aankomen en heb je de juiste momentum en kracht verzameld om eroverheen te springen.

Tip 1: Stel doelen en houd je ogen op het WAAROM gericht

Eigenlijk wilde ik dit als laatste met je delen, omdat ik denk dat het een goede boodschap is om mee naar huis te nemen. Een kers op de taart, als het ware. Maar in plaats daarvan weet ik dat ik met dit onderwerp moet beginnen, zodat de rest van het verhaal meer zin heeft. Ons eerste advies aan jou als sterspeler is om doelen te stellen, omdat doelen je data namelijk betekenis geven.

Wat als een getal, zoals je maandelijkse omzet of het aantal sollicitaties, 100, of 1.000 of 10.000 zegt? Is dit een goede of slechte zaak? Houdt dit getal ons op koers of niet? De beste manier om deze vraag te beantwoorden, is door doelen te stellen en ze te gebruiken als anker van vergelijking. Je weet waar je heen wilt met je bedrijf, dus bepaal wat je daarvoor nodig hebt en dan kun je bepalen of de cijfers ‘optellen’ tot die behoefte. Want laten we eerlijk zijn: cijfers zijn interessant, maar niet altijd even relevant. Hoe weet je welke doelen daadwerkelijk relevant en zinvol zijn voor je bedrijf? Wat heb je echt en fundamenteel nodig om vooruit te blijven gaan?

Om het antwoord te vinden, moet je beginnen met terug te kijken, helemaal tot aan het oorspronkelijke WAAROM. Waarom zit je in dit bedrijf? Wat is je doel en bestaansreden? Waarom zou de wereld een ongelukkiger plek worden zonder jou?

Bonus tip: voor meer inspiratie: bekijk Simon Sinek’s “Golden Circle” methode.

Wanneer je het existentiële doel van je bedrijf duidelijk hebt, bepaal dan wat je nodig hebt om dit doel te bereiken. Breek je hoofddoelen op in meetbare doelen, die je dagelijkse bedrijfsvoering zullen leiden op je weg naar succes. Deze doel-tot-doel opdeling zal je zeker helpen om je geliefde cijfers zin te geven en betekenis te creëren. Het zal je helpen bepalen welke staffing analytics relevant zijn, en zeker welke niet! En het zal je helpen het verhaal te vertellen aan je bedrijf, je collega’s en je klanten over waarom je eigenlijk doet wat je doet.

Tip 2: Kijk als een pro naar je verkooptoekomst

Het is duidelijk dat een van je kern doelen als uitzendbureau is om de juiste kandidaat voor de juiste baan voor te stellen. Zowel je klant als de professional blij maken. Maar om dit doel te bereiken en aantrekkelijke projecten aan professionals aan te bieden, heb je een constante pijplijn van werk nodig.

Niet alleen voor vandaag, maar ook voor morgen en alle dagen daarna. Als je bent ingesteld op uithoudingsvermogen, moet je verkoopdivisie ook klaar zijn voor de marathon. Je verkopers moeten bedreven raken in het aanpakken van de huidige kansen om de toekomst vorm te geven.

Je zult verkoopdoelen hebben gesteld, natuurlijk in termen van omzet per jaar en kwartaal. Maar idealiter zijn sommige doelen relevant voor de kwaliteit in plaats van de kwantiteit van je bedrijf. Zoals het hebben van een gezonde mix van grotere en kleinere klanten. Of misschien richt je je op het verrijken van je relaties met bestaande klanten. In ieder geval wil je in staat zijn om in de toekomst te kijken. Waar sta je over een paar maanden, gebaseerd op je huidige portfolio en wat er gebeurt in je pijplijn? Je wilt inzicht hebben in hoeveel deals je afhandelt, in welke fase ze zich bevinden in het verkoopproces, wat voor soort zaken het betreft en natuurlijk wat hun waarde is. Reageer niet gewoon op leads en kansen links en rechts wanneer ze zich voordoen.

Bepaal proactief hoe je je toekomstige doelen kunt bereiken. Nogmaals, neem die terugwaartse tactische benadering van het definiëren van doelen aan: als je ten minste vijf nieuwe en grote contracten nodig hebt om in het derde kwartaal van het jaar te beginnen, hoeveel grote deals moeten dan tegen het einde van het tweede worden gesloten?

En ook: houd de uren in de pijplijn bij. Weten welke omvang banen of projecten volgende maand of kwartaal zullen worden verworven, heeft direct betrekking op de volgende twee tips. Dit zijn de staffing analytics die je waardevolle inzichten zullen geven.

Tip 3: Focus op het behouden van talent

Op het Salesforce-platform kun je met de Byner-app gemakkelijk in de gaten houden welke projecten op het punt staan te beginnen en of je op schema ligt met het werven en onboarden van de juiste professionals.

Dus nu heb je nieuwe opdrachten binnengehaald, hetzij via nieuwe klanten of bestaande relaties. Hier begint je volgende uitdaging: het vinden van het best passende talent voor de baan. De standaardactie is vaak … start met het werven van talent. Ironisch, aangezien uitzendbureaus meestal een schat aan talent al in hun databases hebben zitten. In plaats van te investeren in het vinden en overtuigen van nieuw talent, zou het niet veel lucratiever zijn om professionals in te zetten die je al kent? Voor velen is dit nog steeds niet vanzelfsprekend. Het vinden van de juiste professionals is één ding, ze behouden en bijhouden is een ander.

Zorg ervoor dat je tooling je in staat stelt om ‘jouw’ professionals gedurende de hele reis te betrekken. Houd ze in de gaten vanaf het eerste contactmoment, tot het starten van een opdracht, tot het offboarden na een project, en daarna. En zorg ervoor dat je realtime inzicht hebt in wie wanneer beschikbaar is en voor hoe lang. Plus .. houd de ontwikkeling van je professionals bij als het gaat om vaardigheden, kwalificaties, ambities enz. Zorg ervoor dat je alle beschikbare data kunt gebruiken bij je zoektocht naar talent. Hoe beter je je personeel kent, hoe gemakkelijker je ze kunt vinden en toewijzen aan nieuwe projecten.

Zorg voor de juiste technologie om je wervingsconsultants te ondersteunen en je bent klaar voor het sterrendom. Je kunt waardevolle tijd besparen door automatiseringen, handmatig werk te verminderen en door snel beschikbare professionals in je database te vinden. Denk aan wat voor geweldige extra dingen je kunt doen met alle bespaarde tijd en waardevolle staffing analytics.

Bonus tip: Houd je verkopers en wervingsconsultants op één lijn wat betreft de doelen en pijplijn. Laat ze als een team werken om proactief te handelen bij die opdrachten die op het punt staan binnen te komen.

Tip 4: Lever je middelen op een presenteerblaadje

Een belangrijk inzicht voor een uitzendbureau dat professionals inzet, is om te weten wie beschikbaar is, wanneer en voor hoeveel uren. Je hebt deze inzichten nodig ruim voordat een nieuw project wordt gelanceerd. Je hoofplanner moet gedeelde inzichten in de verkooppijplijn ontvangen om te zien welke projecten potentieel aankomen en wanneer. Zo weet hij hoeveel middelen voor welke tijdspanne nodig zijn. Op basis van ingeplande en nog beschikbare middelen kan je hoofplanner proactief bepalen wie geschikt is voor de klus. Aangezien je wilt dat de juiste professional beschikbaar is voor de juiste klus op het juiste moment, zal het segmenteren van je capaciteitsinzichten in bijvoorbeeld vaardigheidscategorieën of -niveaus beter inzicht geven in of de juiste middelen beschikbaar zullen zijn. Gebruik de cijfers om de term ‘druk’ minder dubbelzinnig te maken en deze van betekenis te voorzien. Houd de verkoop- en projectleveringsteams goed op één lijn en maak gebruik van visuele representaties van capaciteit om die resourceplanning als een pro te nippen.

Dit voorbeeld uit een rapport op het Salesforce-platform toont duidelijk de beschikbare uren per professional voor de komende weken. Op deze manier weet de operatie wat de huidige resourcecapaciteit is om projecten aan te nemen.

Tip 5: Stem je financiële afdeling af op de operationele spelers

Het runnen van een uitzendbureau is als het beoefenen van een elitesport. Je missie is om actief, relevant en een hoogwaardige dienstverlener te blijven voor zowel professionals als klanten. Uiteindelijk houd je mensen niet gelukkig op de lange termijn, en blijf je de concurrentie en de voortdurend veranderende markt niet voor, door alleen momentane successen te vieren. Je bent niet alleen een topperformer die een uithoudingssport beoefent, maar je hebt je ogen gericht op het zijn en blijven van een koploper. En daarom zal simpelweg reageren op kansen of bedreigingen wanneer ze zich voordoen niet voldoende zijn voor jou. Weten waar en wanneer je voorspoed of tegenslag kunt verwachten, stelt je in staat om je koers proactief aan te passen richting de horizon. Dus hoe bereik je dit niveau van proactiviteit dat je nodig hebt om je uithoudingsvermogenstest te doorstaan? Wat je nodig hebt, is een vooruitziende blik, een blik in de toekomst, om zo te zeggen. Bekijk deze vijf betekenisvolle inzichten die ervoor zorgen dat je proactief, efficiënt en effectief blijft. Net als een sportman zie je die hindernissen aankomen en heb je de juiste momentum en kracht verzameld om eroverheen te springen.

Byner op het Salesforce-platform faciliteert je kant-en-klare in je verwachte versus daadwerkelijke omzetrapporten. Hierdoor kun je je handen aan het stuur houden richting je doelen.

Wat maakt jou een kampioen?

Verkoop, Werving, Planning, Levering en Financiën: ze spelen allemaal hun eigen onmisbare rol om een uitzendbureau succesvol te maken. Een voortdurende samenwerking en rotatie van elk van deze radertjes in harmonie zal ervoor zorgen dat het bedrijf klaar is voor uithoudingsvermogen. De juiste digitale tools, zoals Byner voor Salesforce, helpen je de controle over deze krachtige machine te nemen en je klaar te stomen voor succes.

Met Byner kun je klanten en banen efficiënt beheren, professionals onboarden en projectmanagement uitvoeren. Door de kracht van het Salesforce-platform te combineren, biedt het je elke dag gemak, effectiviteit en schaalbaarheid voor alle spelers. Dit stelt je in staat om je te richten op groei en het behalen van die doelen samen. En je krijgt al deze staffing analytics en betekenisvolle inzichten die je in staat stellen om de pijlers en mensen van je bedrijf als een pro te managen. Zo kun je langdurig waarde en impact creëren, voor zowel professionals als klanten.

En wanneer al je teams op één lijn zijn en samen die horizon najagen, weet je dat je de dag, en elke dag vanaf nu, zult winnen als echte kampioenen!