Vorreiter sein braucht Mut: Wie Working Talent Technologie nutzt, um persönlich zu bleiben

Marlies Wardenier ist seit über sieben Jahren bei Working Talent. Sie begann als Recruiterin und ist heute Project Managerin und Salesforce Administratorin, verantwortlich für Digitalisierung, Automatisierung und KI. Ihr Fokus ist klar: repetitive Aufgaben reduzieren, Fehler vermeiden und Kolleg:innen volle Transparenz und Kontrolle ermöglichen. Und ebenso wichtig: die Arbeit für alle angenehmer und effizienter gestalten.

Als Wachstum zum Engpass wurde

Vor Byner arbeitete Working Talent mit mehreren voneinander getrennten Systemen. Informationen waren in Excel Tabellen verteilt, Prozesse nicht durchgängig abgestimmt und eine zentrale Datenbasis fehlte. Marlies erklärt: „Wissen befand sich in den Köpfen einzelner Kolleg:innen. War jemand nicht da, fehlte entscheidender Kontext. Teams arbeiteten nebeneinander statt miteinander. Zudem mussten wir identische Informationen in mehreren Systemen erfassen. Das ist ineffizient und erhöht die Fehleranfälligkeit. Allein die monatliche Freigabe von Stunden und die Rechnungsstellung nahmen zwei volle Wochen in Anspruch.“ Es war offensichtlich: Diese Struktur bremste weiteres Wachstum.

Nicht nur Software, sondern echte Partnerschaft

Die Entscheidung für Byner beruhte nicht allein auf Funktionalität. „Natürlich war es für uns ein großer Vorteil, dass Byner auf Salesforce basiert“, sagt Marlies. „Aber was wirklich den Unterschied gemacht hat, war die Partnerschaft. Schnelle Abstimmung, strategisches Mitdenken und ehrliches Feedback. Das passt zu unserer Arbeitsweise.

Diese Partnerschaft blieb nicht auf den Start beschränkt: Byner und Working Talent arbeiten inzwischen seit vier Jahren zusammen. „Der Support ist schnell und präzise. Meist erhalte ich innerhalb eines Tages eine Rückmeldung. Und auch wenn etwas nicht sofort funktioniert, wird konsequent weitergearbeitet, bis es passt.“ Die Automatisierung von Stunden und Rechnungsprozessen ist dafür ein gutes Beispiel. Das Projekt erforderte Zeit und Durchhaltevermögen. „Es war kein einfacher Weg“, so Marlies. „Aber heute läuft es exakt so, wie wir es brauchen.“

Führen statt folgen

Working Talent wartet nicht auf Veränderungen, sie gestalten sie aktiv. Neue Funktionen werden frühzeitig getestet, Updates mit internen Kick offs begleitet, damit alle verstehen, was sich ändert und warum. Dieses Vorgehen erfordert Mut. Wer vorausgeht, begegnet Herausforderungen zuerst. Doch Working Talent entscheidet sich bewusst dafür, das System vollständig zu beherrschen. Implementierungen und Optimierungen erfolgen in Eigenregie.

Diese proaktive Haltung macht sie zu einem wertvollen Sparringspartner für andere Byner Kunden. Bei Admin und Community Events tauschen sie Erfahrungen und Best Practices aus. Marlies: „Ich teile mein Wissen gern. Gerade am Anfang mit Byner ist der Austausch enorm wertvoll. Andere in dieser Phase unterstützen zu können, ist für mich besonders motivierend.

Veränderung braucht Konsequenz

Der Wechsel zu einer einheitlichen Arbeitsweise erfolgte nicht über Nacht. Marlies erinnert sich an ihr früheres Excel Dashboard als ihre „heilige Graal“. Jede Person hatte eigene Listen und Routinen. Das Loslassen brauchte Zeit. Adoption bedeutete Fokus und vor allem Wiederholung. Kolleg:innen wurden aktiv eingebunden, Feedback ernst genommen. Schritt für Schritt wurden die Vorteile sichtbar. „Nach einem Wochenende muss niemand mehr überlegen, wo er stehen geblieben ist. Alles ist im System dokumentiert“, erklärt Marlies. So wurde Byner nicht zu einem zusätzlichen Tool, sondern zur verbindlichen Arbeitsgrundlage. Mit Erfolg: „Für mich ist es gelungen, wenn selbst die kritischste Person überzeugt ist. Und dass das tatsächlich passiert ist, ist die Kirsche auf dem Kuchen.“

Eine Arbeitsweise verändert alles

Heute arbeitet Working Talent mit einer zentralen Plattform. Informationen sind vollständig, dort verfügbar, wo sie benötigt werden, und jederzeit übertragbar. „Der größte Gewinn ist, dass alles in einem System gebündelt ist“, sagt Marlies. „Das schafft Transparenz, bessere Zusammenarbeit und spürbare Effizienz. Diese Struktur ermöglicht Wachstum.

KI: schneller und gezielter suchen in vollständigen Profilen

Ein wesentlicher Teil dieser Effizienz entsteht durch Automatisierung. Working Talent nutzt Byner Search & Match, einen KI gestützten Assistenten, der Teams unterstützt, schneller und gezielter zu arbeiten und dabei stets die Kontrolle zu behalten.

Marlies erklärt: „Search & Match hilft uns, das volle Potenzial unserer eigenen Datenbank auszuschöpfen. Die Suche nach geeigneten Kandidat:innen wird schneller und effektiver. Durch die OpenAI Integration werden Profile über Nacht automatisch mit Informationen aus neu hochgeladenen Lebensläufen angereichert. Unsere Kolleg:innen haben keinen zusätzlichen Aufwand und unsere Datenbank bleibt jederzeit vollständig und aktuell.“

Maximale Effizienz durch Automatisierung

Der monatliche Prozess der Stundenfreigabe und Rechnungsstellung, der früher zwei Wochen dauerte? Heute beträgt die gesamte Durchlaufzeit sechs Tage, davon nur zwei Tage mit aktivem Aufwand. Stunden werden automatisch freigegeben, Rechnungen automatisch erstellt und versendet. Nur Ausnahmen erfordern manuelle Bearbeitung.

Integrationen ermöglichen noch mehr Automatisierung. Nach einer Bewerbung werden Kandidat:innen zunächst durch KI gescreent, und durch die Integration mit Selection Lab werden Assessments automatisch versendet und durchgeführt. Über die Aircall Integration laufen auch Telefonate direkt über Byner und werden automatisch zusammengefasst und dokumentiert. „Aktuell arbeiten wir daran, das auch für Teams Meetings zu ermöglichen“, ergänzt Marlies.

Mehr Raum für das Wesentliche

Für Working Talent liegt der größte Mehrwert nicht in einer einzelnen Funktion. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Zusammenarbeit, Transparenz, Überblick und Effizienz. Ein System. Eine klare Arbeitsweise. Diese stabile Basis schafft Raum. Raum für Kolleg:innen, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt und den größten Mehrwert bringt. Marlies fasst es zusammen: „Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben gewinnen wir Zeit für echte persönliche Betreuung. Und genau das macht Working Talent aus.“ Das ist Vorreiterrolle. Nicht nur Technologie einzuführen. Sondern sie so einzusetzen, dass man selbst den neuen Standard definiert.

Key benefits

• Ein zentrales System für alle Prozesse
• Automatisierung dort, wo sie echten Impact liefert
• Weniger Fehler, maximale Effizienz
• Zusammenarbeit auf Basis vollständiger Transparenz
• Ein Partner, der mitdenkt und konsequent umsetzt