De voortdurende waardedaling van je database

Vraag een directeur van een recruitment- of detacheringsbureau naar zijn belangrijkste asset, en je hoort meestal: onze mensen of onze klanten. Zelden hoor je: onze database.

Toch zit daar jaren aan investering in. Elk gesprek, elke plaatsing en elke relatie die je consultants hebben opgebouwd, is erin terechtgekomen. Het is het geheugen van je organisatie en de basis onder alles wat je met AI doet of  wilt gaan doen.

Het probleem is dat dit geheugen vervaagt. Elke maand een beetje meer.

Een asset die stilletjes afschrijft

Volgens Spadework verandert elke maand zo’n 3 procent van de profielen in een gemiddelde recruitmentdatabase. Mensen wisselen van baan, krijgen promotie of gaan iets anders doen. Bij 10.000 kandidaten zijn dat 300 profielen per maand. Na een jaar klopt dus van ruim een derde van je database iets niet meer.

Op geen enkele balans zie je die afschrijving terug, maar in resultaten indirect wel. Consultants die hun eigen systeem niet vertrouwen gaan ‘koud’ werven op LinkedIn. Dat is langzamer, duurder en minder effectief dan iemand bellen die je al kent. De investering die jarenlang is opgebouwd blijft onbenut liggen, terwijl je opnieuw betaalt om kandidaten te vinden die je eigenlijk al had.

Een nieuw systeem is geen strategie

Veel bureaus zoeken de oplossing in een nieuw ATS. Dat is begrijpelijk, maar volgens Joram Timmerman, CCO van Byner, slechts het halve verhaal. “Technologie is één ding, maar je proces is een tweede.” In de praktijk ziet hij een vicieuze cirkel. Het oude systeem wordt niet goed gebruikt, dus er komt een nieuwe. Maar als de data die je meeneemt niet klopt, wordt ook het nieuwe systeem al snel niet meer vertrouwd.

Daarom brengen Byner en Spadework datakwaliteit samen naar de migratie. Je verhuist niet alleen naar een nieuw platform, je verhuist naar een database die klopt, en misschien wel belangrijker; een database die blijft kloppen. Dat beschermt je investering vanaf dag één. Spadework werkt kandidaten, contactpersonen en accounts doorlopend bij, rechtstreeks in Byner, inclusief de custom velden die voor jouw bureau het verschil maken.

Je AI-strategie heeft een fundament nodig

Op bijna elke directieagenda staat AI. Terecht, want de bureaus die AI goed in hun kernprocessen inzetten, gaan de komende jaren het verschil maken. Maar er zit een denkfout in de manier waarop veel organisaties ernaar kijken: de gedachte dat AI het datavraagstuk vanzelf oplost.

Lucas studeerde AI, met een specialisatie in deep learning, en hij is er stellig over: “Data is bijna altijd het probleem.” De eerste grote taalmodellen werden getraind op het hele internet, met alle fouten erbij. Pas toen de data werd gefilterd, werden de modellen echt goed. Voor recruitment geldt hetzelfde. Een matching-engine die werkt met informatie van drie jaar oud, levert matches op van drie jaar oud.

Er speelt ook een governancevraag. In veel organisaties gaan medewerkers zelf met losse AI-tools aan de slag. Dat voelt innovatief, maar het levert een versnipperd landschap op, met klant- en kandidaatdata die buiten je kernsysteem rondzwerft. Joram ziet het risico. “Je wilt dat iedereen AI op een uniforme manier gebruikt, en niet dat iedereen zijn eigen agent gaat bouwen.” Met de EU AI Act in aantocht wordt dat een vraag waar je als directie een antwoord op moet hebben.

Byner kiest bewust voor de andere route. AI-assistenten en agents zijn ingebouwd in het platform, en elke zes weken komen er nieuwe agents bij, die samen met klanten zijn ontwikkeld. Spadework zorgt dat de data onder die agents klopt. Zo houd je de controle, binnen één systeem.

Je database als omzetmotor

Actuele data is meer dan een opgeruimd systeem. Het verandert je database van een archief in een bron van commerciële signalen.

Als een kandidaat die je eerder hebt gesproken zijn profiel bijwerkt, is dat vaak een teken dat hij openstaat voor iets nieuws. En als een contactpersoon bij een klant van baan wisselt, ontstaan er zelfs twee kansen. Bij je bestaande klant kun je het gesprek over de nieuwe contactpersoon voeren voordat de relatie verwatert. En bij het nieuwe bedrijf zit opeens een hiring manager die je werk al kent. Spadework koppelt dat aan openstaande vacatures en zet een taak klaar in Byner bij de juiste accountmanager.

Voor de organisatie betekent dat drie dingen. Recruitment werkt sneller, omdat het op het juiste moment de juiste kandidaat belt. Sales krijgt warme leads in plaats van koude lijsten. En marketing kan scherper segmenteren op basis van een database die klopt.

Meten is weten

Bureaus die dit serieus nemen, maken datakwaliteit meetbaar. In Byner zie je in rapportages en dashboards direct hoe het staat met de kwaliteit van je klant-, contact- en kandidaatdata. Sommige organisaties gaan verder en nemen datakwaliteit op in hun KPI’s, tot in de bonus van consultants aan toe.

“Dat zijn de bedrijven die datakwaliteit echt als prioriteit neerzetten,” zegt Joram. “Om uiteindelijk die slag met AI te kunnen maken.” Het is ook een signaal naar de organisatie: data is geen administratieve bijzaak, maar een strategisch onderwerp.

De businesscase

De rekensom is overzichtelijk. Een kortere time to hire, omdat je kandidaten reactiveert die je al kent. Meer plaatsingen uit een database waarin je al hebt geïnvesteerd. Vermenigvuldig een handvol extra matches per maand met de marge per plaatsing, en je ziet hoe snel het oploopt.

Voor Lucas is het nog eenvoudiger: één extra plaatsing, en de investering is al terugverdiend.

Maar wat als straks elk bureau over actuele data beschikt, waar zit dan het onderscheid? In wat niemand kan kopen. Je relaties, je gesprekken, de kennis die je consultants hebben van hun kandidaten en klanten. “Het draait om je eigen database,” zegt Lucas. Actuele data is de voorwaarde. Wat je ermee doet, blijft het verschil.

2027 wacht niet

Beiden verwachten dat de markt de komende tijd uit elkaar gaat lopen. “Wie volgend jaar AI niet actief in zijn kernprocessen heeft, loopt per definitie achter de feiten aan,” zegt Joram. Lucas vult aan dat veel partijen nog afwachten, terwijl dit juist het moment is om door te pakken. “Als je nog een jaar wacht, ben je te laat.”

De markt is onrustig, en in een onrustige markt winnen de organisaties die hun basis op orde hebben. Voor elke AI-ambitie is die basis hetzelfde: data die klopt.