People Operations Manager
Heb jij een talent voor het scheppen van orde en overzicht, en vind je het heerlijk om zaken goed onder controle te hebben en andere mensen hierdoor te faciliteren? Kom dan ons team versterken in de rol van People Operations Manager. Voor deze spilfunctie zijn we op zoek naar een collega die veel voldoening haalt uit het zorgen voor een optimale medewerkerservaring aan de hand van vlekkeloze administratie.
Kort over Byner
Byner levert het operationele platform voor moderne staffing- en recruitmentbedrijven. Vanuit onze achtergrond in staffing en Salesforce technologie, begrijpen we heel goed wat recruitmentbureaus nodig hebben om hun dagelijkse business optimaal te laten draaien, zodat zij kunnen doen waar ze voor zijn opgericht: het verbinden van mensen en organisaties. Onze deskundigheid en passie voor mensen heeft geleid tot de Byner community, waarin we onze klanten helpen hun eigen kennis en kunde binnen hun markt te vergroten. Zo zorgen we er samen voor dat de hele recruitmentsector zich blijft ontwikkelen.
Jouw missie als People Operations Manager
Wij geloven dat de groei en medewerkerservaring die ons typeren het gevolg zijn van goede organisatie. We zijn op zoek naar een spilfiguur die vanuit deze overtuiging de interne HR operatie gaat beetpakken. De HR Business Partner en Finance manager hebben de initiële processen al opgezet en jij gaat ze naar het volgende niveau tillen.
In de rol van People Operations Manager ben je verantwoordelijk voor het ontwerpen, borgen en uitvoeren van een feilloze operatie op het gebied van HR en medewerkersfaciliteiten. Jouw kernopdracht is het creëren van operationele excellentie en stabiliteit, waarmee je zorgt voor een soepele ervaring gedurende de employee life cycle en het fundament legt voor de schaalbaarheid van de organisatie. Hierbij wordt je gedreven door de voldoening die jij haalt uit goed geregelde processen, geoliede machines en alle groene vinkjes die jij aan het eind van de week mooi hebt kunnen zetten.
Als People Operations Manager werk je nauw samen met onze Finance Manager Linda als een zelfstandig, operationeel duo. Samen rapporteren jullie aan de CEO. Tegelijkertijd zijn alle medewerkers jouw klanten en bouw je met al je collega’s een relatie op.
Voor deze rol zoeken we expliciet een interne collega, geen bureau of zzp-er!
Kom werken bij team Byner
Bij Byner bouwen we samen aan een unieke oplossing op het Salesforce platform dat de kernactiviteiten – van leadgeneratie tot en met facturatie – van onze klanten ondersteunt. Onze collega’s hebben een achtergrond in staffing & recruitment en kunnen daardoor hun technische expertise feilloos combineren met ervaring in de branche. Mensen willen helpen groeien zit gebakken in ons DNA. Net zoals werkplezier en teamwork.
Wat je gaat doen als People Operations Manager
De belangrijkste werkzaamheden op een rij:
Administratie & operational excellence
- Je verzorgt de volledige personeelsadministratie in de HR systemen en personeelsdossiers voor Nederland, België en Duitsland. Denk hierbij aan personeelsgegevens, verlof, pensioen, verzuimadministratie en contractadministratie.
- Je bent verantwoordelijk voor het opzetten, laten ondertekenen en administreren van contracten en contractwijzigingen
- Je zorgt voor een soepele onboarding ervaring voor nieuwe medewerkers en dat ze direct ISO-compliant zijn
- Je zorgt dat beleidsstukken toegankelijk worden gemaakt in handleidingen en handboeken voor het personeel en dat deze altijd up to date zijn, en verzorgt de interne communicatie
- Met jouw kennis en expertise neem je medewerkers bij de hand wanneer dit nodig is om zaken te regelen, bijvoorbeeld bij het plannen van ouderschapsverlof
- Je werkt nauw samen met de Finance Manager om salarismutaties voor payroll klaar te zetten en te controleren
- Daarnaast ondersteun je de Finance Manager met het boeken en controleren van inkoopfacturen en het verwerken van declaraties door medewerkers
- Je zorgt ervoor dat de organisatie voldoet aan wet- en regelgeving, denk daarbij aan de Wet Verbetering Poortwachter, de Arbeidsomstandighedenwet en het uitvoeren/opvolgen van de RI&E.
- Ook ben je verantwoordelijk voor het regelen en administreren van uitkeringen vanuit het UWV in het geval van ziekte, zwangerschapsverlof en ouderschapsverlof
- Je stemt meerdere keren per jaar af met onze Cyber Information Security Officer (CISO) om te zorgen dat de processen en beleidsstukken van HR voldoen aan de eisen van onze ISO certificering
- Ook verzorg je de attenties voor medewerkers, bijvoorbeeld bij jubilea of de geboorte van een kind. Cadeautjes uitdelen, dus!
Facilities & office management
- Je onderhoudt de voorraad van laptops, telefoons en andere accessoires (en doneert eens in de twee jaar overbodige apparaten aan Stichting Leergeld)
- Je voorziet medewerkers van nieuwe apparaten en zorgt dat oude apparaten worden ingeleverd, volgens ons security beleid
- Je organiseert de mobiliteitsoplossingen voor medewerkers, bijvoorbeeld het bestellen en inleveren van lease auto’s
- Je onderhoudt de bedrijfsbrede kalenders (bijvoorbeeld de verjaardagen en de jaarkalender met interne events)
- Je verzorgt doorlopend de voorraad en boodschappen op ons kantoor in Utrecht
- Je fungeert als het aanspreekpunt van onze verhuurder Scalehub en voor medewerkers met vragen over het kantoor
- Je verzorgt de vergaderruimtes, lunch en andere voorzieningen tijdens interne events en activiteiten
- Over het algemeen houd je een oog op de representatieve en functionele staat van ons kantoor, onze eigen meeting room en de kolfruimte. Ontferm je ook gerust over de inrichting en wat ons kantoor nodig heeft om zowel functioneel als een fijne plek te zijn
Digitale werkruimte en security
- Je behoudt het overzicht van een handvol bedrijfsbrede digitale applicaties (bijvoorbeeld Google Workspace en Slack) en voert basic user management uit (gebruikers aanmaken en deactiveren)
- Je zorgt ervoor dat deze applicaties voldoen aan onze ISO certificering en stemt hierover periodiek af met onze CISO
- Je verzorgt de installatie van apparaten voor nieuwe medewerkers aan de hand van een handleiding
- Je neemt deel aan interne projecten om de digitale werkruimte te optimaliseren
- De mate en verdieping van werkzaamheden met betrekking tot de digitale werkruimte kunnen we in overleg afstemmen
Naast de dagelijkse uitvoering ben je in deze rol ook verantwoordelijk voor het verbeteren van deze processen qua schaalbaarheid, efficiëntie en kwaliteit. Om dat te bereiken breng je jouw eigen ervaring en visie in en werk je samen met de Finance Manager, CEO, department heads en externe partners. Het is een rol met een gevarieerd takenpakket en geen enkele dag is hetzelfde, terwijl je altijd de verbinding behoudt met mensen!
Hoe jij je gaat ontwikkelen
Bij Byner ontwikkelen alle collega’s zich tot expert in hun rol. Als People Operations Manager ben je dé spil in de organisatie waar alle afdelingen samenkomen. Je positioneert je als zowel de architect en expert als de facilitator.
Daarnaast bespreken we graag met jou welke diepgang en ontwikkeling we kunnen onderzoeken op het gebied van Human Resources. Er is ruimte om op termijn een bredere rol te vervullen in bijvoorbeeld het ondersteunen en adviseren van managers op het gebied van de HR gesprekscyclus en verzuimmanagement. Hoe we dit pad precies invullen is afhankelijk van jouw eigen talenten en affiniteiten.
Wat je van ons kunt verwachten
- Een bruto maandsalaris tussen de €3500 en €4500 op basis van fulltime
- Ontwikkeling en bijscholing die relevant zijn voor jouw rol en passen bij jouw ambities op het gebied van Human Resources en AI
- Een goede werk-privé balans door mogelijkheden voor hybride werken, zelfregie, workations en een cultuur waarin (mentale) gezondheid wordt bewaakt
- Een mobiliteitsvergoeding
- Naast een Macbook en iPhone ook een portable tweede beeldscherm, en andere accessoires zoals NC headphones. We zorgen dat je op elke plek ergonomisch en gefocust kunt werken
- Continue feedback en ontwikkeling met onze doorlopende gesprekscyclus, de korte lijntjes met collega’s en afstemming op jou als individu
- Elke maand komen we samen tijdens de Byner Office Day, waar we samen de verdieping zoeken en plezier met elkaar maken
- Winstdeling. We sturen niet op individuele targets, want succes bereiken we altijd samen. Als we onze omzetdoelen halen, dan deelt iedereen mee in de feestvreugde
- Uitjes en activiteiten die je nooit meer vergeet, want we vieren graag wat we met elkaar bereiken!
- Een omgeving waarin jij jezelf mag zijn en jezelf mag ontwikkelen op jouw manier, wie je ook bent. Hoe je er ook uitziet, waar je ook vandaan komt, van wie je ook houdt. Wat telt is jouw verbinding met het doel van onze organisatie en hoe jij bijdraagt met jouw persoonlijke talenten en passie.
"Wat ik interessant vind aan mijn werk is dat het erg afwisselend is. Iedere dag ben je weer met een andere klant en een ander vraagstuk bezig. Ik zocht meer inhoudelijke uitdaging in mijn werk en dat heb ik bij Byner zeker gevonden"
Wat jij mee brengt naar Byner
Must haves
- Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare, operationele spilfunctie met HR-gerelateerde kerntaken. Door jouw ervaring kun je een beeld vormen van de werkzaamheden, wat de uitdagingen zijn en wat jij nodig hebt om de rol tot een succes te brengen.
- Minimaal een HBO werk- en denkniveau
- Je bent snel, kundig en vrolijk met digitale applicaties. We werken volledig digitaal (paperless) en je bent verantwoordelijk voor het schaalbare fundament voor onze interne processen, dus je moet je makkelijk door software heen kunnen bewegen, het begrijpen en er ook plezier uithalen. Er wordt van je verwacht dat je AI gebruikt in je dagelijkse toolkit.
- Je kunt 2 dagen aanwezig zijn op ons kantoor in Utrecht. Jouw werk speelt zich grotendeels af achter de schermen, dus het is extra belangrijk dat medewerkers je voldoende live kunnen zien
- Een goede beheersing van zowel Nederlands als Engels.
Nice to haves
- Je hebt een vergelijkbare rol vervult in een andere SaaS organisatie
- Enige affiniteit met staffing en recruitment, want hier gaat het de elke dag over en het is belangrijk dat je dat leuk genoeg vindt
Als persoon:
- Heb jij het talent om orde te scheppen in de chaos en overzicht en rust te creëren, waar anderen daar juist moeite mee hebben
- Word je er vrolijk van dat je dit voor anderen kunt betekenen en vind je het prettig om meerdere ballen in de lucht te kunnen houden
- Juist in tijden van veel ballen in de lucht en schakelen tussen lopende zaken, blijf jij nauwkeurig en oplettend werken
- Denk je van nature makkelijk in systemen, waarbij je de verbanden ziet tussen de verschillende stappen in een proces en de creativiteit hebt om problemen op te lossen wanneer iets niet loopt zoals verwacht
- Ga je goed op het inbouwen en draaien van routines als basis voor jouw werkzaamheden. Jij gelooft dat routine juist ruimte creëert!
- Krijg je een “YES!” gevoel wanneer je groene vinkjes kunt zetten en de zaak draait als een goed geoliede machine
- Ben je integer en discreet in zowel waarden als gedrag, ook wanneer er niemand kijkt
- Heb je niet iemand anders nodig om je vertellen wat je moet doen, hoe en wanneer (nadat je goed bent geonboard, natuurlijk)
- Begrijp jij dat toegankelijk zijn voor mensen niet hetzelfde is als pleasen, waardoor je zowel goed grenzen kunt stellen als meedenken over oplossingen
Enthousiast of nieuwsgierig naar meer?
Word je enthousiast van deze rol of wil je graag meer weten? Neem dan gerust contact met ons op en we kunnen vrijblijvend oriënteren, no strings attached. We beantwoorden jouw vragen met plezier. Of ken je misschien iemand die deze rol interessant zou vinden? Aarzel dan niet om die persoon te inspireren. We kijken er naar uit je te ontmoeten!
Groetjes van Paulien
Huidige HR Business Partner
Neem contact op met Paulien
Deze gesprekken kun je verwachten
Jij komt mij vervangen! We vertellen je meer en checken of we beiden een eerste match zien. Zo ja, dan gaan we verder!
We scheppen een goed beeld van of we bij elkaar passen op langere termijn. Welke impact gaan we op elkaar maken als teamgenoten?
Om onze betrouwbaarheid en integriteit te waarborgen als vereiste voor onze ISO certificering, checken we je achtergrond. Dan doen we objectief met een assessment en een referentie.
Hoe gaat jouw werkweek en ontwikkeling eruit zien? Zo ontdek je of de rol voor langere termijn bij jou past.
We kiezen voor elkaar
We vinden het belangrijk dat we beiden goed weten waar we voor kiezen. We willen namelijk dat je voor langere tijd met enthousiasme bij ons kunt werken. Kiezen we na deze oriëntatie met een ‘ja!’ voor elkaar? Dan spreken we af wanneer en met welke voorwaarden jij je entree maakt binnen ons team. Welkom!
Ontmoet je toekomstige collega's
Leer Team Byner kennen
