Vooroplopen vraagt lef: zo zet Working Talent technologie in om persoonlijk te werken

Marlies Wardenier werkt al ruim zeven jaar bij Working Talent. Ze begon als recruiter en is inmiddels Project Manager en Salesforce Administrator, verantwoordelijk voor digitalisering, automatisering en AI. Haar focus is helder: repeterend werk verminderen, fouten voorkomen en collega’s volledige controle en overzicht geven. En minstens zo belangrijk: zorgen dat het werk van die collega’s leuker wordt.

Toen groei begon te knellen

Voor Byner werkte Working Talent met meerdere losse systemen. Informatie stond verspreid in Excel, processen sloten niet op elkaar aan en overzicht ontbrak. Marlies legt uit: “Kennis zat in de hoofden van collega’s. Als iemand afwezig was, liep je vast. Teams werkten langs elkaar heen. Daarnaast moesten we dezelfde informatie in meerdere systemen invoeren. Dat is niet alleen inefficiënt, het vergroot ook de kans op fouten. Alleen al het proces van uren goedkeuren en factureren kostte elke maand twee volle weken.” Het was duidelijk: deze manier van werken remde hun groei.

Niet alleen software, maar ook partnership

De keuze voor Byner ging niet alleen over functionaliteit. “Naast dat we het een groot voordeel vonden dat Byner op Salesforce draait, sprong Byner echt uit op het gebied van partnership”, zegt Marlies. “Snel schakelen, strategisch meedenken en eerlijke feedback geven past bij de cultuur van Working Talent.”

Dat partnerschap bleef niet beperkt tot de start: inmiddels werken Byner en Working Talent al vier jaar samen. “Support reageert snel en concreet. Meestal heb ik binnen een dag reactie. En ook als iets niet meteen werkt, wordt er doorgepakt.” De automatisering van uren en facturatie is daar een goed voorbeeld van. Dat traject vroeg tijd en doorzettingsvermogen. “Dat heeft echt wat voeten in de aarde gehad,” vertelt Marlies. “Maar nu werkt het perfect.”

Vooroplopen in plaats van volgen

Working Talent zit bovenop doorontwikkeling. Nieuwe functionaliteiten worden snel getest en updates krijgen interne kick-offs, zodat collega’s snappen wat er verandert en waarom. Die manier van werken vraagt lef. Want vooroplopen betekent ook dat je als eerste tegen uitdagingen aanloopt. Maar Working Talent kiest ervoor om het systeem volledig te doorgronden: ze doen alle implementaties en aanpassingen zelf.

Dit maakt Working Talent een klankbord voor andere Byner-klanten. Op admin- en community-events sparren ze met anderen uit de business en delen ze hun ervaringen. Marlies: “Ik vind het leuk om kennis uit te wisselen en weet hoe waardevol het is om te sparren als je net met Byner begint. Dat maakt het extra leuk om anderen te helpen.”

Veranderen vraagt doorzetten

De overstap naar één manier van werken ging niet vanzelf. Marlies herinnert zich haar Excel-overzicht van vroeger als haar ‘holy grail’. Zo had iedereen zijn eigen manier van werken en zijn eigen lijstjes. Dat loslaten kostte tijd. Adoptie vroeg om focus en vooral: herhaling. Collega’s werden actief betrokken en feedback werd serieus genomen. Gaandeweg zagen collega’s de winst. “Na een weekend hoef je niet meer te puzzelen waar je gebleven was. Alles staat vastgelegd in het systeem.” vertelt Marlies. Zo werd Byner stap voor stap geen extra tool, maar de standaard manier van werken. Met succes: “Mijn werk is geslaagd als zelfs de meest kritische collega enthousiast wordt. En dat dát gebeurt is, is echt de kers op de taart.”

Eén manier van werken verandert alles

Nu werkt Working Talent vanuit één centrale manier van werken. Informatie is compleet, overdraagbaar en inzichtelijk waar nodig. “De grootste winst is dat alles in één systeem zit,” zegt Marlies. “Dat zorgt voor overzicht, transparantie en sterkere samenwerking. En het maakt ons efficiënt: deze structuur maakt groei mogelijk.”

AI: sneller en beter zoeken in complete profielen

Die efficiëntie zit hem vooral in automatisering. Zo gebruikt Working Talent Byner Search & Match: een slimme AI-gedreven assistent die je helpt sneller en slimmer te werken, terwijl je volledige controle behoudt. Marlies legt uit: “Search & Match helpt ons de eigen database maximaal te benutten. Daardoor zoeken we sneller en effectiever naar de juiste kandidaat. Dankzij de OpenAI integratie worden profielen ‘s nachts verrijkt met informatie uit nieuw geüploade cv’s. Collega’s hebben hier geen extra werk aan, en het zorgt ervoor dat onze database altijd compleet en up-to-date is.”

Topefficiëntie door automatisering

En het proces van uren en factureren dat elke maand twee weken in beslag nam? De totale doorlooptijd is nu teruggebracht naar zes dagen, waarvan slechts twee dagen actieve inzet vragen. Uren worden automatisch goedgekeurd en facturen automatisch aangemaakt en verstuurd. Alleen uitzonderingen vragen nog aandacht.

Integraties zorgen voor nog meer automatiseringen. Na een sollicitatie wordt een kandidaat gescreend door AI en door de integratie met Selection Lab worden assessments automatisch verstuurd en afgenomen. En door de integratie met Aircall verlopen ook telefoongesprekken direct via Byner en worden die automatisch samengevat en verwerkt. “We zijn bezig om dit ook met Teams meetings mogelijk te maken”, aldus Marlies.

Meer ruimte voor wat echt telt

De grootste winst zit voor Working Talent niet in één functionaliteit. Het zit in de combinatie van samenwerking, overzicht, inzicht en efficiëntie. Door één systeem en één manier van werken. Die stevige basis geeft collega’s de ruimte om zich te richten op wat er écht toe doet en waar zij de meeste waarde toevoegen. Marlies legt uit: “Door repeterend werk te automatiseren, ontstaat ruimte voor oprechte persoonlijke aandacht. En precies dát is waar Working Talent zich in onderscheidt.” Dit is wat vooroplopen betekent. Het draait niet om tooling alleen, maar hoe je dit inzet om zelf de standaard te bepalen.

Key benefits

• Eén centraal systeem
• Automatisering waar het telt
• Minder fouten, meer efficiëntie
• Samenwerken met inzicht
• Een partner die meedenkt en doorpakt