VCA digitaliseert met impact: ‘Byner dicht het gat tussen praktijk en IT’
In een stad waar 280.000 vrijwilligers zich dagelijks inzetten, zorgt één organisatie ervoor dat alles in goede banen wordt geleid: de Vrijwilligers Centrale Amsterdam. Hun team werkt achter de schermen van talloze maatschappelijke initiatieven om te verbinden, versterken en vernieuwen. Met Byner heeft de organisatie een grote professionaliseringsslag gemaakt: van losse Excel-lijstjes naar één krachtig platform dat samenwerking, inzicht en impact samenbrengt. “We wisten: als we toekomstbestendig willen blijven, moeten we digitaliseren”, vertelt directeur-bestuurder Henriette van der Meij.
De Vrijwilligers Centrale Amsterdam (VCA) is hét expertisecentrum voor vrijwillige inzet in de stad. De organisatie versterkt en ondersteunt duizenden vrijwilligersorganisaties, bedrijven en initiatieven: van werving en beleid tot bestuur en wetgeving. Ook helpt VCA Amsterdammers bij het vinden van een passende vrijwilligersplek, en zorgt samen met partners dat vrijwillige inzet in de stad blijft groeien.
Een nieuwe vacaturebank én een goed CRM
Jarenlang werkte VCA met losse tools, Excel-lijstjes en een verouderde vacaturebank. “Die oude vacaturebank was een plat systeem”, vertelt communicatieadviseur Eline Gelderblom. “Organisaties plaatsten vacatures, vrijwilligers reageerden, en dat was het. Toen de leverancier ermee stopte, wisten we: dit is hét moment om het goed aan te pakken.”
De organisatie zocht daarom niet alleen een nieuwe vacaturebank, maar een systeem dat de dagelijkse werkzaamheden zou ondersteunen. Hard nodig, want VCA doet veel méér dan het bij elkaar brengen van vrijwilligers en organisaties. “Onze data en activiteiten stonden verspreid en dat bracht uitdagingen mee, zeker met wisselingen in het team”, zegt Henriette. “We wilden meer overzicht, een centrale werkomgeving en beter inzicht in onze klanten. Ook zijn snelle rapportages belangrijk, omdat wij rapporteren aan de gemeente.” Naast een nieuwe vacaturebank was een goed CRM dus geen luxe, maar noodzaak.
De oplossing: een maatwerkplatform dat werkt
Byner biedt die combinatie. Maar wat de doorslag gaf? Het feit dat het platform op maat kon worden ingericht, zodat het aansluit op de unieke processen van VCA. “Byner heeft ons daarin echt aan de hand meegenomen”, vertelt Eline. “We begonnen bij de basis en hebben het stap voor stap uitgebouwd.”
‘Byner dicht het gat tussen onze dagelijkse praktijk en IT’
VCA vond in Byner niet alleen een software-leverancier, maar een partner. “Byner staat altijd klaar,” zegt Eline. “Ze denken mee, houden ons scherp en helpen keuzes maken die passen bij onze organisatie. Ze laten zien wat kan, maar geven ook eerlijk advies over waar de grens ligt, zodat het platform werkbaar blijft. En bij vragen zijn ze vaak onze reddende engel.” VCA is een non-profitorganisatie zonder IT-afdeling. Henriette: “Byner dicht het gat tussen onze dagelijkse praktijk en IT. Betrouwbaar en benaderbaar. Dat maakt samenwerken met Byner zo prettig, en effectief.”
Resultaten: overzicht, inzicht en minder kwetsbaar
De impact is groot. Medewerkers kunnen nu eenvoudig informatie invoeren en terugvinden, waardoor overdrachten soepel verlopen. Henriette: “We hebben een enorme professionaliseringsslag gemaakt. We schakelen sneller, rapporteren efficiënter aan de gemeente en spelen beter in op de behoeften van vrijwilligers en organisaties. Contacthistorie is inzichtelijk en het hele team werkt met dezelfde informatie die centraal is opgeslagen. Dat geeft rust.”
Eline vult aan: “Vooral de snelle rapportages zijn een groot pluspunt. Wat vroeger dagen kostte, doen we nu met een paar klikken. En het mooiste is: die rapportages geven onszelf ook veel meer inzicht.”
We schakelen sneller, rapporteren efficiënter aan de gemeente en spelen beter in op behoeften
Een voorbeeld voor andere steden
Ook de vacaturebank heeft een flinke upgrade gekregen: in vorm én functionaliteit. Zo lanceerde VCA onlangs topvacatures, waardoor vraag en aanbod elkaar nog beter vinden. En dat blijft niet onopgemerkt. “Andere vrijwilligerscentrales vragen ons regelmatig hoe we dit hebben aangepakt”, vertelt Eline. “Ze vinden onze vacaturebank mooi en gebruiksvriendelijk. We lopen echt voorop in de markt. Dat is een groot compliment, en het bewijst dat maatschappelijke organisaties óók kunnen innoveren, als je met de juiste partners werkt.
Samen vooruit
De samenwerking met Byner blijft zich doorontwikkelen. “Samen met Byner blijven we stappen maken”, zegt Henriette. “Maar we zijn nu al trots op wat er staat. De nieuwe manier van werken heeft ons enorm vooruitgebracht. En het belangrijkst: het helpt ons om te doen waar we goed in zijn: Amsterdammers verbinden met zinvol vrijwilligerswerk.”
Key benefits
- Rapportages in no time: van dagen werk naar één druk op de knop
- Alles op één plek: data, activiteiten en contacten centraal opgeslagen
- Een vacaturebank die wérkt: modern, gebruiksvriendelijk en klaar voor groei
- Optimaal inzicht: in organisaties en vrijwilligers
- Een partner die meedenkt: proactief, eerlijk en betrokken
Ontdek de kracht van Byner
Vraag nu een demo aan!