Sneller matchen door overzicht en data: zo pakt 2ASSISTU het aan
Met drie diensten, een groeiend team én nieuwe ambities begon de manier van werken bij 2ASSISTU achter te lopen op de praktijk. Bij 2ASSISTU komt alles samen: werving en selectie, zzp-bemiddeling en detachering. Daarom koos 2ASSISTU voor één duidelijke werkwijze. Met Byner bracht het bureau alles samen in één systeem en maakte het een bewuste keuze voor overzicht en consistentie. “Alleen zo konden we groeien”, aldus Linda Wijtsma, Operations Manager.
2ASSISTU bemiddelt assistants in de breedste zin van het woord. Van personal en executive assistants tot office managers. Vanuit Amsterdam en Eindhoven werkt het bureau voor organisaties in de zakelijke dienstverlening door heel Nederland.
Van persoonlijke oplossingen naar samenwerken
In de eerste jaren werkte 2ASSISTU met een ATS dat was ingericht op vacatures en kandidaten, en niet op klanten en contactpersonen. Linda: “We werkten daarom veel met Excel en andere losse tools. Informatie stond verspreid, en systemen waren ingericht op hoe het bureau ooit begon, niet op waar het naartoe ging.”
Die manier van werken begon te knellen toen 2ASSISTU een duidelijke strategische keuze maakte. “We kozen ervoor ons volledig te richten op de niche van assistants,” zegt Linda. “Daarbij ontstond ook de wens om te detacheren. Die stap vroeg om een professionelere manier van werken.”
Drie diensten vragen om één systeem
2ASSISTU pakte de zoektocht naar een nieuw systeem zorgvuldig aan. Er werd met meerdere partijen gesproken, maar het gevoel was al vroeg duidelijk. “We zochten een systeem dat al onze diensten – detachering, werving & selectie en zzp-bemiddeling – kon centraliseren. Byner bood als beste die mogelijkheid.”
Andere redenen? “Byner begrijpt dat recruitment verandert. Door wetgeving, door AI. Dat past bij ons: ook wij vinden het belangrijk om te blijven ontwikkelen. Daarbij hadden we alleen bij Byner het gevoel dat we niet alleen een softwareproduct kochten, maar echt een partnership aangingen. Korte lijnen, ruimte om vragen te stellen en het gevoel dat er werd meegedacht. Dat gaf vertrouwen. Zeker omdat we zelf geen IT- afdeling hebben.”
We zochten een systeem dat al onze diensten - detachering, werving & selectie en zzp-bemiddeling - kon centraliseren. Byner bood als beste die mogelijkheid.
Adoptie als topprioriteit
De overgang van losse Excel-lijstjes naar één centrale manier van werken is een grote stap. Daarom maakte 2ASSISTU adoptie tot topprioriteit. Vanaf de go-live draaide het niet alleen om uitleg, maar juist om energie en betrokkenheid. Met gezamenlijke sessies, quizzen en veel interactie werd het hele team meegenomen in de verandering.
De go-live als startpunt
De livegang werd allesbehalve stilletjes uitgerold. Met uitnodigingen, matchende kleding en zelfs een rap zette het projectteam de toon. “Die ging over het hele traject,” vertelt Linda. “Van de keuze voor Byner tot aan de implementatie. En vooral over wat het voor iedereen ging betekenen.” Het werkte: collega’s voelden zich betrokken en er ontstond een gevoel van eigenaarschap.
Spreekuur bij Dokter Byner
Daarna werd het concreet. In de eerste maanden organiseerde het projectteam dagelijks een open ‘Dokter Byner’ spreekuur, waar collega’s direct terecht konden met vragen. In de weken daarna volgde actieve begeleiding op de werkvloer. “We liepen langs collega’s en gaven directe feedback,” vertelt Linda. “Niet om te controleren, maar om te helpen: ‘Dit is hoe je het slimmer kunt doen’.”
Nog steeds organiseert Linda elke twee weken een sessie met het hele team om best practices te delen, gebruik aan te scherpen en nieuwe mogelijkheden te laten zien. “Adoptie stopt nooit,” zegt ze. “Juist door het te blijven herhalen, wordt het vanzelf onderdeel van hoe je werkt.”
Alles op één plek, met slimme automatisering
Inmiddels gebruikt 2ASSISTU Byner voor het volledige ATS proces en onderdelen zoals documentgeneratie en e-signing. Daardoor worden contracten sneller en overzichtelijker afgehandeld. “Dat werkt optimaal voor alle diensten,” vertelt Linda. “Je stemt alles met de klant af, contracten worden automatisch gegenereerd en de klant tekent in Byner. Het zit allemaal in één proces.”
‘Als het niet in Byner staat, bestaat het niet’
Dat is de slogan die 2ASSISTU al vanaf de implementatie gebruikt. En het werkt. “Het bijhouden is misschien iets meer werk, maar alle data staat gecentraliseerd. Dat brengt overzicht, en werk kan gemakkelijk worden overgenomen of gedeeld.”
Dat overzicht werkt door in de hele organisatie. “Iedereen heeft inzicht in de data en de actualiteit rondom klanten, contactpersonen, professionals, vacatures en plaatsingen,” zegt Linda. “Dat maakt ons als organisatie een stuk professioneler en zorgt dat we sneller kunnen schakelen.”
Vacatures closen wordt makkelijker
“De overgang was groot,” zegt Linda. “Niet in begrip, want het systeem werkt heel intuïtief. Maar wel in de manier van werken.” Die verandering betaalt zich inmiddels terug. “Hoe beter je zelf de data verrijkt, hoe makkelijker het wordt om vacatures te closen.”
Dat is belangrijk voor een bureau dat gespecialiseerd is in assistants. “De verschillen tussen functies zitten vaak in nuance,” legt Linda uit. “Die specifieke profielen vinden we nu veel makkelijker.”
Ruimte om vooruit te kijken
2ASSISTU breidt stap voor stap uit met nieuwe Byner-functionaliteiten, zoals de AI Assistant, Search & Match en dashboarding. Met een tweede kantoor in Eindhoven en landelijke én internationale ambities groeit de organisatie door. Want alleen met een sterke basis, kun je echt vooruit.
Key benefits
- Eén centraal systeem voor alle diensten
- Eén duidelijke manier van werken
- Actuele data voor iedereen
- Vactures makkelijker te closen
- Klaar voor groei
Ontdek de kracht van Byner
Vraag nu een demo aan!