Adoptie, onboarding en ondernemerschap

Tijdens het Admin Event vorige week werd opnieuw duidelijk wat de Byner Community zo uniek maakt: leren van elkaars fouten, inzichten en uitdagingen. Over adoptie, over groeien, over ondernemen en vooral over wat er gebeurt wanneer je technologie combineert met duidelijke keuzes, eigenaarschap en plezier.

In deze blog vind je de belangrijkste inzichten van de sessies met Kayak, TechniekMatch en Four+One. Drie unieke organisaties met verschillende profielen, maar met één gemeenschappelijk doel: slimmer, toekomstbestendig en mensgericht werken.

1. Adoptie is geen project – het is een doorlopend proces

Inzichten uit de sessie met Koen Pols van Kayak

Wanneer je live gaat met nieuwe technologie, is dat geen eindpunt, maar juist het begin. Dat was de rode draad in het gesprek met Koen van Kayak. Sinds hun livegang met Byner hebben zij één ding geleerd: adoptie vraagt om structuur, ritme en een continue dialoog.

We merkten al snel: livegang is stap één. Daarna begint het pas echt.

Een ticketsysteem als basis voor rust en overzicht

Kayak koos vanaf de eerste dag voor een intern ticketsysteem. Niet omdat het ‘moest’, maar omdat het zorgt voor focus. Alle vragen, ideeën of verbeterpunten komen binnen op één plek. Dat maakt het mogelijk om beter prioriteiten te stellen én transparantie te bieden richting het team.

Gerichte communicatie werkt, maar niet één vorm voor iedereen

Een belangrijke les volgens Koen: niet iedere doelgroep consumeert informatie op dezelfde manier. De backoffice werkt bijvoorbeeld graag via mail en hecht veel waarde aan documentatie, terwijl Sales en Recruitment de voorkeur geven aan korte demo’s en één-op-één uitleg.

Sales wil gewoon zien hoe het werkt. Backoffice wil het juist nalezen. Dus passen we onze uitleg per doelgroep aan.

Kayak speelt hier slim op in door regelmatig updates te delen via nieuwsbrieven, korte instructievideo’s en indien nodig persoonlijke begeleiding.

Herhalen werkt – hoe simpel het ook klinkt

Nieuwe technologie betekent ook nieuwe werkwijzes. Koen benadrukt het belang van herhaling in dit proces: je moet blijven herhalen, ook als het voelt alsof iedereen het al eens gehoord heeft. Adoptie is het optellen van alle kleine contactmomenten, niet één grote training.

Koens advies: laat zien waarom veranderingen ertoe doen

Gebruikers willen niet alleen weten wát er verandert, maar vooral waarom. Kayak deelt daarom elk kwartaal hun roadmap, zodat iedereen begrijpt hoe technologie bijdraagt aan schaalbaarheid, kwaliteit en toekomstbestendigheid.

2. Slim opschalen begint bij de onboarding

Inzichten uit de sessie met Sander de Jong van TechniekMatch

TechniekMatch is in korte tijd razendsnel gegroeid. Binnen 2,5 jaar van idee naar een organisatie met inmiddels meer dan honderd actieve studenten. Die groei vraagt om een goed doordachte manier van onboarden en gebruik van systemen.
Sander vertelde hoe zij hun medewerkers vanaf dag één duidelijk maakten:

Wij werken met de beste systemen!

Start met trots en de juiste mindset

Bij TechniekMatch begint de onboarding dus met duidelijkheid en trots. Nieuwe collega’s ervaren vanaf dag één dat er bewust is gekozen voor professionele systemen en een strakke werkwijze. Dat geeft richting, schept verwachtingen en legt direct de basis voor hoe er wordt gewerkt.

Een cultuur van verbeteren en meedenken

Toch kunnen nieuwe medewerkers eindeloos ideeën kwijt in een gedeelde sheet. Wekelijks werden verbeterpunten besproken en vooral: doorgevoerd. Dat creëert eigenaarschap en vertrouwen, maar bovenal een cultuur van verbeteren en meedenken.

Hands-on onboarding: leren door te doen

Naast ondersteuning vanuit Byner kregen collega’s huiswerkopdrachten, oefencases en persoonlijke begeleiding. Binnen twee weken moest iedereen het systeem zelfstandig kunnen gebruiken. En dat werkt, omdat medewerkers het systeem meteen toepassen in realistische situaties. Hierdoor groeit het vertrouwen sneller en worden nieuwe werkwijzen beter en eerder omarmd.

Fun & motivatie: een onderschatte succesfactor

Van confetti bij releases tot kleine vier-momentjes: bij TechniekMatch speelt plezier bewust een rol in het veranderproces. Die positieve energie zorgt ervoor dat medewerkers sneller meebewegen en nieuwe functionaliteiten met meer enthousiasme omarmen.
Zoals Sander het mooi verwoordde: “Als het leuk is, gaan mensen vanzelf sneller mee.” Het maakt adoptie niet alleen effectiever, maar ook iets wat je als team samen doet.

3. Ondernemerschap in recruitment: durven, doen en dicht bij jezelf blijven

Inzichten uit de sessie met Luc Hulstein van Four+One

Four+One is nog maar een jonge organisatie, maar het verhaal van medeoprichter Luc Hulstein laat zien hoe sterk ondernemerschap en authenticiteit met elkaar verbonden zijn. Want hoe verover je je als jonge organisatie in een concurrerende markt? Het korte antwoord: niet door te streven naar perfectie, maar door te durven beginnen.

Authenticiteit als kompas

Luc stapte in het ondernemerschap omdat hij dichter bij de kern van het vak wilde staan. Recruitment is voor hem een vak van aandacht, oprechte interesse en duidelijke keuzes. Zoals hij zelf zei: “Als je plezier hebt in wat je doet, volgt de rest vanzelf.” En juist die mentaliteit vormt het fundament van Four+One: klein, wendbaar en gebouwd op vertrouwen.

Community als groeimotor

Four+One staat nog aan het begin, maar juist die startfase maakt hun aanpak krachtig. Luc vertelde hoe zij bewust kiezen voor eenvoud en nabijheid: weg van de corporate taal en over gecompliceerde processen die het vak soms onnodig zwaar maken. Groei draait voor hen om sterke relaties en een mensgerichte werkwijze. Niet pushen, maar luisteren, bouwen en verbinden.

We willen recruitment weer terugbrengen naar de essentie: aandacht en oprechte interesse.

Die benadering maakt samenwerken toegankelijk en persoonlijk. Vanuit die betrokkenheid ontstaan de eerste opdrachten vaak vanzelf, simpelweg doordat ze dichtbij klanten en professionals staan.

Tegelijkertijd omarmen ze het leerproces; experimenteren, bijsturen en fouten durven maken helpt hen een werkwijze te ontwikkelen die écht bij hen past. Zo laat Four+One zien dat groei vooral ontstaat door te beginnen, te leren en trouw te blijven aan je waarden.

4. Wat deze drie verhalen verbindt

Hoewel Kajak, TechniekMatch en Four+One ieder een eigen aanpak hebben, werd één ding tijdens het Admin Event duidelijk:

Future-ready organisaties onderscheiden zich niet door tools, maar door hoe ze mensen meenemen in verandering.

De rode draad:

• Duidelijke keuzes maken
• Eén bron van waarheid
• Eigenaarschap bij medewerkers
• Open communicatie
• Cultuur van leren en verbeteren
• Plezier als versneller van adoptie

Het Admin Event liet zien wat er gebeurt wanneer admins, consultants, founders en recruiters écht met elkaar in gesprek gaan: nieuwe inzichten, scherpere vraagstukken en een directe zichtbaarheid van hoe technologie en vakmanschap elkaar versterken. Het is precies die uitwisseling die organisaties helpt om sneller te groeien én dichter bij de essentie van het vak te blijven. En dat is precies wat we met het Admin Event voor ogen hebben.

Wil je erbij zijn bij het volgende event? Of heb je zelf een best practice die andere bureaus kan inspireren?

Sluit je aan bij de Byner Community! Samen zetten we de nieuwe standaard in staffing en recruitment.