Wie Welten Bewerber-Intake, Daten und KI zusammenführt

Die Herausforderung

Am Bewerbungsvolumen hat es bei Welten noch nie gemangelt – auch heute ist das kein Problem. Mit rund 600 bis 800 Bewerbungen pro Monat gibt es mehr als genug Zulauf. Wo es hingegen hakt – nicht zuletzt durch diese hohen Zahlen –, sind die Qualität und Geschwindigkeit der Nachverfolgung, die strengen Compliance-Anforderungen einer stark regulierten Branche sowie die Wahrung einer einheitlichen Gesprächsqualität bei personellen Wechseln im eigenen Team. Genau dieser letzte Punkt führte dazu, dass Welten nun mit einem KI-gestützten digitalen Intake experimentiert.

Von WordPress zu HubSpot

Vor vier Jahren lief die Website von Welten mitsamt Umfeld noch auf WordPress. Das funktionierte bis zu einem gewissen Grad, fühlte sich in der Praxis jedoch wie eine Ansammlung isolierter Inseln an. Für jede kleine Änderung an der Website wurde ein Entwickler benötigt. E-Mail, WhatsApp und Dashboards liefen über getrennte Tools ohne echten Zusammenhang. Das Verhalten der Website-Besucher war zwar einsehbar, allerdings nur, wenn man sich sehr gut mit GA4 auskannte. Das größte Manko lag jedoch tiefer: Die Daten aus Byner flossen nicht an das Marketing zurück. Dadurch arbeiteten Marketing und Recruitment faktisch mit zwei unterschiedlichen Versionen der Realität.

Gemeinsam mit Loyall vollzog Welten den Wechsel zu HubSpot, mit Byner als Kernplattform an der Seite. Der Unterschied war sofort spürbar:

• Selbstständiges Ändern, Testen und Optimieren ohne Entwickler
• Eine zentrale Plattform für Anzeigen, Website, E-Mail, CRM, Automatisierungen, Dashboards und Byner-Informationen
• Jeder Klick eines Kandidaten ist nachvollziehbar
• Byner-Daten fließen in Echtzeit zurück nach HubSpot

Die Rollenverteilung ist mittlerweile klar definiert: HubSpot steuert die Bewerbergewinnung, Byner dient als Kernplattform. Alles, was vor einer Bewerbung passiert, läuft über HubSpot. Sobald sich jemand bewirbt, übernimmt Byner – von der Bewerbung über Vorstellungsgespräche und Angebote bis hin zur endgültigen Vermittlung. Beide Systeme stehen in dauerhaftem Austausch. Wo vor der Migration zwei getrennte Welten existierten, verläuft der Prozess heute nahtlos aus einer Hand.

Erkenntnisse aus einem Jahr Implementierung

Wander (Loyall) fasste die wichtigsten Lerneffekte des Projekts zusammen – Lektionen, die keineswegs nur für Welten gelten:

• Eine Datenmigration nimmt fast immer mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich gedacht.
• Die Datenbereinigung ist zwar der unsexy Teil des Ganzen, zugleich aber der entscheidendste.
• Lead Scoring ist nie wirklich „fertig“: Es handelt sich um einen kontinuierlichen Anpassungsprozess und keine Einstellung, die man einmal vornimmt und dann vergisst.
• Ein kleines Team mit der passenden Infrastruktur kann ein großes Team mit den falschen Tools mühelos ausstechen – eine Erkenntnis, die sich bei Welten längst in den Zahlen niederschlägt.
• Und die wohl wichtigste Erkenntnis: Ohne ein solides Datenfundament hat KI keine verlässliche Basis. Erst wenn das Fundament steht, kann die darauf aufbauende Schicht echten Mehrwert liefern.

Ergebnisse in Zahlen

Die Ergebnisse zeigen eindrucksvoll, was ein sauberes Datenfundament in der Praxis bewirkt:

• Formular-Komplettierung: 97 % der Bewerber füllen freiwillig ein zweites, optionales Formular aus, das gezielte Anforderungskriterien der Auftraggeber abfragt (z. B. Postleitzahl, Reisebereitschaft, Bildungsabschluss und WFT-Zertifikate) – zusätzlich zum ersten Basisformular (Name, E-Mail, Telefonnummer und CV). Da beide Formulardaten im selben System nahtlos ineinandergreifen, wirkt der Prozess für die Kandidaten wie aus einem Guss. Die Abbruchrate nach dem ersten Schritt liegt bei lediglich 3 %.
• E-Mail-Performance: Bei über 5.600 versendeten E-Mails in diesem Jahr verzeichnet Welten eine Öffnungsrate von 54,29 % (deutlich über dem HubSpot-Branchenbenchmark von 42,35 %). Auch die Klickrate von 8,23 % und die Zustellrate von 98,97 % liegen weit über dem Durchschnitt.
• Automatisierung durch Chatbots: Mittlerweile werden mehr als 100 verschiedene Fragen automatisch über Chatbots beantwortet – Anfragen, die früher direkt bei den Recruitern landeten und diese von ihrer eigentlichen Kernaufgabe, den persönlichen Gesprächen, abhielten.

Der digitale Intake

Herzstück der KI-Anwendung ist der digitale Intake: Kandidaten können den Zeitpunkt für ihr Erstgespräch selbst wählen, anstatt darauf zu warten, dass ein Recruiter verfügbar ist. Der größte Gewinn liegt hierbei in der Reaktionsgeschwindigkeit, aber auch in der Konsistenz: Ein KI-gestützter Intake stellt sicher, dass die Gesprächsqualität nicht mehr davon abhängt, wer gerade Dienst hat.

Thijs Vermaat (CEO von Welten) ergänzt eine Beobachtung, die über reine Prozessoptimierung hinausgeht: Oft wird angenommen, dass Menschen bevorzugt mit Menschen sprechen. In der Praxis – insbesondere bei jüngeren Zielgruppen – zeigt sich jedoch das Gegenteil: Ein Gespräch mit einem Avatar wird von dieser Generation oft als niederschwelliger empfunden, da sie KI bereits täglich als Coach oder Sparringspartner nutzt und sich nicht sofort menschlich bewertet fühlt.

Fazit & Wichtigste Takeaways

Wander schloss die Session mit drei prägnanten Erkenntnissen ab:

1. Unterschätze nicht, was du in einem Jahr erreichen kannst, auch wenn eine Woche kurz erscheint.
2. Mache den Einstieg für Kandidaten so einfach wie möglich – die Qualifizierung folgt von selbst.
3. Baue einen skalierbaren Prozess auf, selbst wenn dein Team aktuell noch klein ist.

Für Welten fasst sich der Weg in einer einfachen Formel zusammen: Zuerst saubere Daten schaffen, darauf die KI aufbauen. Diese KI-Schicht soll das persönliche Gespräch nicht ersetzen, sondern gewährleisten, dass jeder Kandidat zu jeder Zeit dieselbe Aufmerksamkeit erhält. Der Mensch trifft die Entscheidungen – die Technologie stärkt die Beziehung, nicht umgekehrt.