VCA digitalisiert mit Wirkung: Byner überbrückt die Lücke zwischen Praxis und IT
In einer Stadt, in der sich 280.000 Freiwillige jeden Tag für andere einsetzen, sorgt eine Organisation dafür, dass alles reibungslos läuft: die Vrijwilligers Centrale Amsterdam (Freiwilligenzentrale Amsterdam, VCA). Hinter unzähligen sozialen Initiativen arbeitet das Team von VCA daran, Menschen und Organisationen zu verbinden, zu stärken und zu erneuern. Mit der Unterstützung von Byner hat die Organisation einen großen Schritt nach vorn gemacht: von verstreuten Excel-Listen zu einer leistungsstarken Plattform, die Zusammenarbeit, Transparenz und Wirkung vereint. “Uns war klar, wenn wir zukunftsfähig bleiben wollen, müssen wir digitalisieren”, sagt Geschäftsführerin Henriette van der Meij.
VCA ist das zentrale Kompetenzzentrum für freiwilliges Engagement in Amsterdam. Die Organisation unterstützt und stärkt Tausende von Non-Profit-Organisationen, Unternehmen und lokalen Initiativen – von der Personalgewinnung und strategischen Planung bis hin zu Verwaltung und Gesetzgebung. Sie hilft zudem den Bürgerinnen und Bürgern Amsterdams, passende Freiwilligenstellen zu finden, und sorgt gemeinsam mit ihren Partnern dafür, dass ehrenamtliches Engagement in der Stadt weiter wächst.
Eine neue Stellenbörse und ein solides CRM
Jahrelang arbeitete VCA mit verschiedenen Tools, Excel-Listen und einer veralteten Stellenbörse. „Das alte System war sehr einfach“, erinnert sich Kommunikationsberaterin Eline Gelderblom. „Organisationen konnten Anzeigen schalten und Freiwillige konnten sich melden – das war alles. Als der Anbieter den Dienst einstellte, wussten wir, dass dies der Moment war, das Thema richtig anzugehen.“
Doch VCA brauchte mehr als nur eine neue Stellenbörse. „Unsere Daten und Aktivitäten waren über viele Orte verteilt, was immer wieder Herausforderungen mit sich brachte, besonders bei Personalwechseln“, erklärt Henriette. „Wir wollten mehr Struktur, eine zentrale Arbeitsumgebung und bessere Einblicke in unsere Kontakte. Außerdem sind schnelle und verlässliche Berichte wichtig, da wir regelmäßig an die Stadt Amsterdam berichten.“ Kurz gesagt: Neben einer neuen Stellenbörse war ein solides CRM-System nicht nur wünschenswert, sondern entscheidend.
Die Lösung: eine maßgeschneiderte Plattform, die wirklich funktioniert
Genau hier kam Byner ins Spiel. Überzeugend war nicht nur die Technologie, sondern auch die Flexibilität, die Plattform an die spezifischen Arbeitsabläufe von VCA anzupassen. „Byner hat uns wirklich an die Hand genommen“, erzählt Eline. „Wir haben mit den Grundlagen begonnen und das System Schritt für Schritt weiterentwickelt. Immer mit Blick darauf, was uns in der Praxis wirklich unterstützt.“
„Byner überbrückt die Lücke zwischen unserem Arbeitsalltag und der IT“
VCA fand in Byner nicht nur einen Softwareanbieter, sondern einen echten Partner. „Byner ist immer für uns da“, sagt Eline. „Sie denken mit, fordern uns heraus und helfen uns, kluge Entscheidungen zu treffen, die zu unserer Organisation passen. Sie zeigen, was möglich ist, sind aber auch ehrlich, wenn es darum geht, das System klar und praktikabel zu halten. Und wenn wir Unterstützung brauchen, sind sie oft unsere Rettungsanker.“
Als Non-Profit-Organisation ohne eigene IT-Abteilung schätzt VCA diese Unterstützung besonders. „Byner überbrückt wirklich die Lücke zwischen unserem Arbeitsalltag und der IT“, ergänzt Henriette. „Sie sind verlässlich, ansprechbar und einfach großartig in der Zusammenarbeit.“
Ergebnisse: Klarheit, Einblicke und Kontrolle
Die Veränderungen sind deutlich spürbar. Mitarbeitende können jetzt Informationen leicht eingeben und abrufen, was reibungslose Übergaben und konsistente Arbeitsabläufe ermöglicht. „Wir haben einen großen Schritt in Richtung Professionalität gemacht“, sagt Henriette. „Wir arbeiten schneller, berichten effizienter und können besser auf die Bedürfnisse von Freiwilligen und Organisationen reagieren. Alle arbeiten mit denselben aktuellen Informationen – das schafft Vertrauen.“
Eline ergänzt: „Früher brauchten wir für Berichte Tage. Heute dauert es nur noch Minuten, und die Erkenntnisse, die wir daraus gewinnen, sind auch für uns selbst enorm wertvoll.“
Wir arbeiten schneller, berichten effizienter und können besser auf die Bedürfnisse reagieren
Eine Plattform, die andere Städte inspiriert
Auch die Stellenbörse hat ein umfassendes Upgrade erhalten: sowohl in Design als auch in Funktionalität. Kürzlich hat VCA Top-Stellen eingeführt, die es Organisationen und Freiwilligen erleichtern, noch schneller zueinander zu finden. „Andere Freiwilligenzentralen fragen uns oft, wie wir das umgesetzt haben“, erzählt Eline. „Sie finden unsere Plattform modern, übersichtlich und leicht zu bedienen. Wir setzen wirklich Maßstäbe, und das ist etwas, worauf wir stolz sein können. Es zeigt, dass auch soziale Organisationen innovativ sein können, wenn sie mit den richtigen Partnern zusammenarbeiten.“
Gemeinsam vorwärts
Die Zusammenarbeit mit Byner entwickelt sich stetig weiter. „Gemeinsam mit Byner machen wir kontinuierlich Fortschritte“, sagt Henriette. „Aber wir sind schon jetzt stolz auf das, was wir erreicht haben. Diese neue Art zu arbeiten hat uns enorm vorangebracht. Und das Wichtigste, Sie hilft uns, das zu tun, was wir am besten können: Menschen in Amsterdam mit sinnvollem ehrenamtlichem Engagement zu verbinden.“
Zentrale Vorteile
- Berichte in Sekunden: von Tagen Arbeit zu einem Klick
- Alles an einem Ort: zentrale Speicherung von Daten, Aktivitäten und Kontakten
- Eine Stellenbörse, die funktioniert: modern, benutzerfreundlich und bereit für Wachstum
- Volle Einblicke: in Organisationen und Freiwillige
- Ein Partner, der mitdenkt: proaktiv, ehrlich und engagiert
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